Organízate con eficacia

Resumen

Este libro no se refiere solo a la organización de tu tiempo, tu trabajo o tus tareas cotidianas, sino que te ayuda a organizar toda tu vida. Además de transformar tus hábitos, serás capaz de encontrar errores sistemáticos que llevan a generar fugas de energía. Empecemos por entender los conceptos clave.

Organizarte con eficacia es un arte

Conforme se incrementen las responsabilidades, es probable que el estrés se vaya apoderando de ti cada vez más. Esto provoca que te bloquees y permanezcas en un estado de improductividad constante. Para Allen, lo que debes hacer es definir objetivos a corto y largo plazo, con la finalidad de diseñar estrategias adecuadas que te lleven a alcanzarlos.

Gestiona tus acciones (verticales y horizontales)

El autor introduce estos conceptos para distinguir entre dos tipos de acciones.

La acción vertical se refiere al plano de las ideas y los pensamientos. Como en un sube y baja, estos pueden generarse de forma muy eficiente unos días, mientras que en otros no existirá mayor flujo de ideas.

En el plano horizontal ubicamos el sentido que le damos a estas ideas al llevarlas a la acción. Ejecutarlas siempre con un propósito claro es algo que debemos tomar en consideración.

Domina el flujo de trabajo

Todo proyecto y su ejecución requiere de etapas. En este aspecto, el autor es directo y las organiza de la siguiente manera:

Recopilación

Para liberarte de la sobrecarga mental y del estrés, lo que debes hacer es conseguir un espacio en el que transferir todas las ideas que divagan en tu mente. Puedes usar un cuaderno, un ordenador o un teléfono. Así, toda esa sobrecarga saldrá de ti y pasará a formar parte de un soporte, ya sea este físico o virtual.

Procesamiento

Después de trasladar tus ideas, debes procesarlas. Esto significa que es necesario que identifiques cómo puedes ejecutarlas.

Organización

En este punto, debes organizar tus ideas en orden de prioridad. Puedes guiarte a partir de las siguientes categorías:

• Basura: son acciones sin relevancia en tu objetivo principal. Deshazte de ellas sin compasión.
• Algún día/tal vez: actividades que deseas realizar, pero que no son urgentes.
• Material de referencia: organiza una biblioteca virtual o física en la que puedas encontrar material de referencia para tus intereses. Cuando sea necesario, podrás consultarlos.
• Lista de espera: aquí debes aplicar la regla de los dos minutos. Si una tarea puede ser realizada en ese tiempo, hazla de inmediato. Si crees que te llevará algo más de tiempo, lo recomendable es hacer una lista de acciones pendientes.
• Calendario de acciones e información: elabora un cronograma diario de actividades añadiendo información pertinente con tu tiempo y objetivos.
• Lista de acciones siguientes: es recomendable que tengas una lista de próximas metas. Así, cuando concluyas las que estás ejecutando, no te quedarás a la deriva y optimizarás tu tiempo.
• Lista de proyectos: aunque no vas a poder ejecutar todas tus ideas a la vez, anótalas. Siempre es bueno conservarlas para un futuro.
• Lista de verificación: siempre es importante la opinión de un tercero y aquí puedes colocar las observaciones que los demás hayan realizado acerca de tus objetivos o proyectos.

Evaluación

Es importante que revises esta lista de tareas próximas, pues de nada habrá servido realizarla si no le vas a dar seguimiento. Lo recomendable es que realices, al menos, una revisión semanal para verificar si todo está en orden o si crees que resulta necesario hacer algunos cambios.

Acción

Toda esta organización debe servir para tomar las decisiones correctas y ejecutar aquellas que te acercarán a tu meta. En otros términos, una vez que todo esté claro, actúa. ¡Hazlo!

Planificación de proyectos

En este apartado, Allen propone realizar una gestión de las acciones verticales a través de cinco pasos.

Propósitos y principios

El propósito es lo que te motiva a ejecutar una acción. Los principios, por su parte, son los valores y creencias que rigen tu vida. Con ambos claros, todo será más sencillo.

Visualiza los resultados

Imagina cómo sería cumplir y lograr aquello que tanto ansías. Con este ejercicio, también es posible que te anticipes a posibles errores y estés preparado para enfrentarte a ellos.

Lluvia de ideas

Aquí solo se busca cantidad. Escribe tus ideas sin importar la lógica. Este es el momento para dejarte llevar por tu imaginación.

Organiza

Ordena tus ideas de acuerdo a la importancia y de forma que facilite tu trabajo.

Planifica la acción siguiente

Para ser precavido, lo mejor es planear cada paso que darás y no enfrentarte de forma recurrente con la incertidumbre.

Los principios fundamentales

La base de toda productividad eficiente se entiende a partir de tres principios.

El hábito de recopilar

Es necesario que concretes tus ideas en un soporte físico o virtual. Solo así, ahorrarás tiempo cuando se trate de ejecutar una acción.

El poder de la decisión sobre la acción siguiente

Debes preguntarte de forma constante cuál será el siguiente paso a dar. De este modo, evitarás el estrés que se produce cuando alcances tu meta y no sepas qué más hacer.

Céntrate en los resultados

Al asignarte un resultado a alcanzar, habrás adquirido la motivación suficiente para que el proceso sea lo más eficiente posible. Con esto evitarás paralizar tu trabajo por miedo a que no consigas aquello que deseas.

Siempre habrá problemas

Por más que planifiques y tengas todo perfectamente organizado, siempre habrá un margen de incertidumbre. Lo que debes hacer es ser consciente de ellos y estar preparado. Después de todo, siempre es mejor hacerlo con toda una estrategia detrás.

Quién debería leer este libro

Como has podido notar, este libro es ideal para aquellos que requieran una guía útil para organizar su vida en general. Con estos pasos puedes alcanzar una enorme eficiencia en los proyectos que estás visualizando. Con esto en mente, consideramos que Organízate con eficacia puede ser útil para literalmente cualquier persona.

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