Cómo administrar su tiempo

Resumen

La tensión y el estrés son factores con los que debemos convivir en nuestro día a día. Suelen mermar nuestra eficiencia en el trabajo y alterar negativamente nuestra productividad. Siendo conscientes de ello, la mejor manera de rendir en una oficina es sabiendo administrar nuestro tiempo.

En ese sentido, Cómo administrar su tiempo revisa los conceptos fundamentales de la administración del tiempo y sugiere diversas técnicas para aumentar nuestra efectividad. Evidentemente, creemos que la lectura de este texto es, de por sí, una excelente forma de invertir tu tiempo.

Los primeros pasos

Saber administrar tu tiempo va más allá de mantener un orden o la limpieza en tu oficina. Se trata de toda una manera de trabajar y de relacionar las diversas aristas de tu trabajo. Para lograrlo, los autores nos proponen diferentes estrategias.

Evalúa tu práctica laboral actual

El hábito nos lleva a creer que nuestra forma de trabajar es la correcta. Sin embargo, tómate un tiempo y analiza tus acciones. Revisa tu actual administración del tiempo para localizar problemas y deficiencias.

Puedes hacerlo de dos formas: una es mediante la aproximación y la otra utilizando un soporte escrito como registro cronológico. Esta última es más recomendable y te ayudará a descubrir fugas de energía y tiempo.

Planifica tu trabajo y trabaja tu plan

Si quieres aprender a administrar tu tiempo, necesitas un plan. Escribe uno que sea útil, claro y ordenado, sin querer abarcar más allá de tus posibilidades.

Fija objetivos claros

Evita las ambigüedades y sé claro con tus objetivos diarios, a corto o largo plazo. Para ello, debes velar por la especificidad y ser realista con lo que buscas.

Invierte tiempo para ahorrar tiempo

Tus acciones para mantenerte organizado pertenecen a dos grandes grupos. El de aquellas que requieren de tu intervención directa para que funcionen a largo plazo, y el de las que son repetitivas y no involucran demasiado esfuerzo. En este último caso, lo mejor es delegar dicha tarea a alguien más. Así, habrás ganado tiempo para actividades más importantes.

Aprende a decir “no”

Debes conocer tus propias limitaciones en cuanto a tiempo, capacidades y energías. A veces evitamos decir “no” para no parecer maleducados. Sin embargo, asumir que no puedes hacerlo todo te ayudará a liberarte del estrés y hacer solamente lo que está en tus manos.

La perfección

Muchas personas, ya sea en su trabajo o en su día a día, buscan siempre la perfección. Aunque esto es bueno, requiere una gran inversión de tiempo y energía. Lo mejor es evaluar la relación entre estos dos factores y la calidad que buscas. Si no existe equilibrio, sugerimos no aspirar a tanta perfección.

Organízate y mantente organizado

La clave para ser una persona organizada es tener un plan. Por lo tanto, es necesario que prestes atención a los siguientes puntos.

Trabaja el plan

Y no nos referimos solo a elaborar una lista de actividades diarias. Tienes que calcular el tiempo que te tomará cada una y establecer un margen para cualquier imprevisto.

Luego, organiza tus prioridades. Aquellas tareas que requieran el máximo de tu energía y tiempo son las que debes realizar primero. Poco a poco, controlar tu plan se volverá un hábito.

Agrupa tus tareas

Para evitar terminar abrumado por tantas tareas, un buen truco visual es agruparlas. Por ejemplo, una interesante agrupación es la de “citas”, en la que colocarás actividades que tienen un trasfondo común.

Sé eficaz con tu agenda

La planificación organizada dentro de una agenda es irreemplazable. Además, en tu agenda puedes guardar números de teléfono, correos electrónicos y demás. Solo recuerda mantenerla en orden y no sobrecargarla de información innecesaria.

Ordena tus compromisos

Una de las actividades que más demanda el tiempo de un ejecutivo son las citas con otras personas. Aunque el mayor problema es la precisión del tiempo (pues este puede extenderse por diversos factores), siempre es útil tener un margen de referencia.

Despeja tu escritorio

Mucho se habla de que cada persona tiene su propio “orden” para justificar montones de documentos y papeles sobre el escritorio de una oficina. Nos guste o no, un ambiente ordenado ayuda a administrar nuestro tiempo y saber aprovecharlo.

No desordenes tu plan

Aunque un cronograma no es inmutable, debes intentar ser sistemático con la planificación de tu tiempo. Sé coherente con lo que has establecido y síguelo en la medida de lo posible.

Insiste en la calidad

Recuerda el apartado de la perfección. Esta es muy diferente a la calidad, la cual debes buscar siempre que puedas. Después de todo, la calidad ahorra mucho tiempo.

Ten una buena secretaria

El papel de una buena secretaria es inestimable. No solo puedes delegarle ciertas tareas, sino que ella misma te exigirá una buena administración de tu tiempo y la correcta organización de tus actividades.

Usa listas de control

El valor de este tipo de listas es facilitarnos las tareas rutinarias. Cuando estas se presenten, solo recurrimos a ellas para revisar los detalles y pasos de su ejecución.

Tómate un descanso

No eres una máquina. Para mantener tu productividad y concentración, debes saber darte descansos en los que despejes tu mente de toda actividad que pueda abrumarte.

Combate lo que te hace perder el tiempo

Aunque tengas el mejor plan del mundo, siempre te sentirás atraído por la necesidad de perder el tiempo, postergar actividades y dejar todo para otro momento. Por ello, debes saber cómo enfrentarte a todo aquello que te quita minutos valiosos.

Tú

Sin lugar a dudas, quien más te hace perder el tiempo eres tú mismo. Evita las distracciones y elimina de tu cabeza la idea de que necesitas un descanso y que mañana será un mejor día para trabajar.

Interrupciones personales

Aunque algunas interrupciones son útiles, debes saber diferenciarlas de las que no lo son. Para enfrentarlas, puedes acudir directamente al “no”. Otra opción es posponerlas y hacerlas parte de una futura agenda.

También puedes minimizarlas. Es usual la frase “¿tienes un minuto?” (que nunca es un minuto). Ante ella, una alternativa de respuesta sería “tengo diez minutos”. De este modo estableces límites para la interrupción y te crearás una reputación positiva.

Finalmente, también te puede resultar útil evitarlas o estar en otra parte, en la que las interrupciones no se puedan presentar.

Llamadas telefónicas

En este punto es muy valiosa la ayuda de tu secretaria. Con la correcta delegación, ella sabrá qué llamadas requieren ser atendidas, cuáles se pueden posponer y cuáles es mejor ignorar.

Correos electrónicos

La eficiencia de este tipo de comunicación recae en su concisión y la precisión del mensaje. Sin embargo, si lo que quieres es trabajar tranquilamente, lo mejor es asignar un breve tiempo de tu día a revisar estos correos y no estresarte con alguno de forma prematura.

Prioridades

De todas las actividades que debes realizar, algunas son más prioritarias que otras. Aprender a distinguirlas te ayudará a administrar tu tiempo de forma correcta.

Ley de Pareto

La ley del 80/20 nos dice que el 20% de tu tiempo laboral producirá el 80% de lo que resulta vital para el éxito en un trabajo. El problema es que muchas veces confundimos lo urgente con lo importante. Aprender a realizar esta distinción es fundamental para distinguir tus prioridades.

Que lo accesorio sea, en ocasiones, una prioridad

Cuando menospreciamos la importancia de actividades secundarias, estas se suelen acumular y generan estrés. Por ello, es recomendable que, cada cierto tiempo, construyas estrategias para encargarte de estas tareas.

Elimina lo innecesario

Un buen ejercicio es preguntarte “¿por qué hago esto?”. Si la respuesta se relaciona con una planificación u obtención de resultados a corto o largo plazo, dicha actividad tiene un sentido. Sin embargo, si no sucede así, te anunciamos que aquella tarea es perfectamente prescindible.

Mantén tu distancia de ciertas tareas

En esta sección se encuentran, sobre todo, aquellas que solicitan voluntarios. Estos proyectos suelen absorber demasiado tiempo, requerir mucha energía y generar frustraciones, además de no contentar a todo el mundo. Recomendamos que te alejes de ellas.

Quién debería leer este libro

Libro interesante para quienes quieran aprender a gestionar mejor su día a día. Empresarios, emprendedores, ejecutivos y estudiantes pueden obtener enormes beneficios y aprendizajes de su lectura.

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